Faktura hongkongské firmy: náležitosti, měna a DPH

Hongkongská firma vystavuje fakturu bez DPH, protože Hongkong DPH ani daň z obratu nemá. Doklad ale musí obstát u odběratele v Česku nebo v EU, který ho potřebuje zaúčtovat a obhájit před svým finančním úřadem. Shrnujeme, co na fakturu patří a jaké poznámky vám ušetří dotazy.

Povinné a doporučené údaje

Hongkong nepředepisuje jednotný formát faktury, praxe i účetní standardy ale vyžadují jasnou identifikaci obou stran a plnění. Uvádějte plný název firmy podle rejstříku, adresu sídla, číslo Business Registration, číslo a datum vystavení, datum plnění, popis zboží nebo služby, množství a cenu, měnu, splatnost a platební údaje.

Co potřebuje český odběratel

Poznámka o přenesené daňové povinnosti

U služeb poskytnutých podnikateli v EU je místem plnění stát odběratele a daň odvádí on. Na fakturu proto uveďte jeho DIČ a poznámku o přenesení daňové povinnosti. Bez ní účetní odběratele obvykle doklad vrací. Souvislosti rozebíráme v článku o DPH v EU u hongkongské firmy.

Měna a kurz

Fakturovat lze v jakékoli měně, běžně v USD nebo v EUR podle trhu. Pro účetnictví hongkongské firmy je podstatné, jaký kurz použijete a zda ho používáte konzistentně. Kurzové rozdíly patří do výsledku hospodaření, takže se s tím nedá zacházet nahodile.

Doklad o rezidenci a srážkové daně

Některé platby ze zahraničí podléhají srážkové dani, kterou lze díky smlouvě o zamezení dvojího zdanění snížit. Odběratel pak žádá potvrzení o daňové rezidenci vydané hongkongskou daňovou správou, viz článek o certifikátu daňové rezidence. Vyřízení chvíli trvá, proto ho řešte dřív, než přijde velká faktura.

Kdy fakturu vystavit

Hongkong nemá DPH, takže neexistuje daňová lhůta pro vystavení dokladu jako v Evropě. Rozhoduje účetní hledisko: výnos se vykazuje v období, se kterým věcně souvisí, ne podle toho, kdy přišla platba. Fakturovat proto máte v momentě, kdy je plnění dodáno, a ne podle toho, kdy se vám to hodí do cash flow.

Praktický důsledek se projeví na konci účetního roku: plnění dodané v prosinci patří do končícího roku, i když fakturu vystavíte v lednu a peníze přijdou v únoru. Auditor tuto hranici kontroluje a přesuny přes rozhraní období patří k nejčastějším úpravám při auditu.

Zálohy, splátky a opravné doklady

U zálohových plateb je potřeba rozlišit výzvu k úhradě zálohy a daňový doklad, protože odběratel v EU potřebuje doklad, ze kterého je zřejmé, čeho se platba týká a kdy bylo plnění poskytnuto. U dlouhodobých projektů se osvědčuje fakturovat po milnících s popisem dokončené části, ne paušálně za období.

Opravu vydané faktury řešte samostatným opravným dokladem s odkazem na původní číslo, nikdy přepsáním původní faktury. Přepsaný doklad, který má odběratel v jiné verzi než vy, je klasický důvod, proč pak nesedí saldo a auditor si vyžádá vysvětlení.

Číslování a jazyk faktury

Číselná řada má být souvislá a bez mezer, protože souvislost je jedna z věcí, kterou auditor kontroluje. Vyhněte se restartování řady uprostřed účetního období a paralelním řadám v různých nástrojích, což je častý problém u firem, které fakturují zvlášť z e-shopu a zvlášť ručně.

Jazyk zákon nepředepisuje. Prakticky se osvědčuje angličtina jako výchozí, případně dvojjazyčná faktura pro české odběratele. Podstatné je, aby popis plnění dával smysl i po letech někomu, kdo u obchodu nebyl, protože právě to je test daňové uznatelnosti u odběratele.

Kdy vám odběratel fakturu vrátí

Nejčastější důvody vrácení jsou tři: chybí poznámka o přenesené daňové povinnosti u služby podnikateli v EU, popis plnění je natolik obecný, že z něj účetní nepozná, co bylo dodáno (typicky konzultační služby za období), a nesouhlasí identifikace odběratele s tím, co má v rejstříku.

Prevence je jednoduchá: ověřené DIČ, konkrétní popis plnění s odkazem na smlouvu nebo objednávku a přesný název odběratele včetně právní formy. Ušetří to jedno kolo e-mailů u každé faktury.

Archivace a účetnictví

Vydané i přijaté doklady je nutné uchovávat po zákonem stanovenou dobu a musí odpovídat výnosům vykázaným v auditované závěrce. Průběžné předávání dokladů a jejich zpracování řešíme v rámci účetnictví, audit a daně, navazujeme na založení společnosti v Hongkongu.

Časté dotazy