Certified a apostilované dokumenty hongkongské firmy

Pro použití hongkongských firemních dokumentů mimo Hongkong obvykle nestačí obyčejná kopie. Podle toho, kde je budete předkládat, potřebujete buď ověřenou (certified) kopii, nebo kopii s apostilou. Rozdíl je zásadní a určuje ho vždy instituce, která dokument požaduje, ne vy.

Co je vlastně apostila

Apostila je standardizovaná doložka zavedená Haagskou úmluvou z roku 1961, která nahrazuje zdlouhavou konzulární legalizaci mezi smluvními státy. Neověřuje obsah dokumentu ani jeho pravdivost, pouze pravost podpisu, funkci podepsané osoby a případně razítko. To je důležité rozlišení: apostilovaný dokument není úřadem potvrzený jako správný, jen jako pravý.

Pro firmu z toho plyne praktický závěr: apostila nenahrazuje aktuálnost. Dokument s apostilou může být pravý a přesto zastaralý, pokud mezitím ve firmě proběhla změna.

Ověřená kopie: pro použití v Hongkongu

Ověřená kopie je kopie, u které oprávněná osoba potvrdí, že souhlasí s originálem. V Hongkongu ji běžně vystavuje company secretary, právník nebo notář a slouží zejména pro místní účely, typicky pro hongkongské banky a úřady. Je rychlejší a levnější než apostila.

Ověřují se hlavně tyto dokumenty: Certificate of Incorporation, stanovy (Articles of Association), formulář NNC1, Business Registration Certificate, osvědčení o změně názvu, Certificate of Incumbency a rozhodnutí ředitelů.

Apostila: pro použití mimo Hongkong

Apostila je ověření podle Haagské úmluvy, které potvrzuje pravost podpisu a razítka na dokumentu tak, aby ho uznaly úřady v jiném smluvním státě. V Hongkongu ji vydává výhradně vrchní soud (High Court), nikoli rejstřík ani daňová správa. Česká republika i Slovensko jsou smluvními státy, takže apostilovaný dokument tam úřady i banky uznají.

Bez apostily zahraniční instituce hongkongský dokument zpravidla nepřijme, protože nemá jak ověřit, že razítko a podpis jsou pravé.

Kdy to budete potřebovat

Nejčastěji při zakládání bankovního účtu hongkongské firmy mimo Hongkong, například v české nebo švýcarské bance, dále při registraci firmy k dani v jiné zemi, při zápisu pobočky, při soudním nebo správním řízení v zahraničí a někdy i při podpisu velkých obchodních smluv.

Předem si u dané instituce zjistěte přesný seznam dokumentů. Banky se výrazně liší: některé chtějí jen certifikát a stanovy, jiné kompletní balík včetně dokladu o skutečných majitelích. Objednat ověření celé sady bez zjištění potřeb je zbytečný náklad.

Jak dlouho to trvá a co to stojí

Ověřená kopie je otázkou dnů. Apostila vyžaduje podání u vrchního soudu a počítá se v pracovních dnech, u větší sady dokumentů déle. Cena se odvíjí od počtu dokumentů, protože apostila se vydává ke každému dokumentu zvlášť, ne k celé sadě najednou.

Právě proto se vyplatí předem vědět, kolik dokumentů skutečně potřebujete. Rozdíl mezi třemi a deseti apostilami je znatelný.

Superlegalizace pro země mimo úmluvu

Haagská úmluva pokrývá většinu zemí, se kterými čeští podnikatelé obchodují, ale ne všechny. Pro stát, který k úmluvě nepřistoupil, apostila nestačí a je nutná konzulární superlegalizace: dokument projde ověřením v Hongkongu a následně na zastupitelském úřadu cílové země. Je to zdlouhavější a dražší, proto se předem ověřuje, zda je vůbec potřeba.

Elektronické dokumenty a ověřování

Hongkong vydává řadu dokumentů elektronicky a ty mají stejnou právní váhu jako papírové. Při ověřování ale nastává praktický problém: apostila se připojuje k listině, takže elektronický dokument je nutné nejdřív převést do podoby, kterou lze ověřit, typicky výtiskem opatřeným potvrzením oprávněné osoby.

Zjistěte si proto předem, zda cílová instituce elektronickou verzi vůbec přijme. Část evropských bank už s elektronickými dokumenty pracuje a ověřování tím odpadá, jiné stále trvají na listině s apostilou.

Kolik dokumentů si nechat ověřit

Praktický přístup je vyžádat si od cílové instituce písemný seznam a k němu doplnit jednu rezervní sadu nejčastěji žádaných dokumentů: Certificate of Incorporation, stanovy a Business Registration Certificate. Tahle trojice pokryje většinu situací a doplňuje se podle potřeby.

Zbytek se ověřuje až podle konkrétního požadavku. U firmy, která teprve otevírá první zahraniční účet, nemá smysl apostilovat kompletní archiv.

Na co si dát pozor

Tři věci se opakují. Za prvé stáří dokumentu: banky často akceptují jen dokumenty ne starší několika měsíců, takže apostilovaná sada z loňska bývá k ničemu. Za druhé překlady: apostila neřeší jazyk, a pokud instituce chce český překlad, potřebujete soudního překladatele. Za třetí sled kroků, protože apostila se vydává až k finální podobě dokumentu.

Pokud tedy plánujete změnu ve firmě, proveďte ji dřív, než necháte dokumenty ověřit. Jinak platíte ověření dvakrát, viz článek o změnách ve firmě po založení.

Jak to zajistíme

Ověření i apostilu vyřizujeme na dálku v rámci správy firmy, včetně dodání kompletní sady pro konkrétní banku. Navazujeme na bankovní účet v Hongkongu a na založení společnosti v Hongkongu. Které dokumenty firma má, popisují články Certificate of Incorporation a Certificate of Incumbency.

Časté dotazy